행정처분 대응

보관용 중개대상물 확인·설명서에 서명을 빠뜨리면 업무정지 대상인가요?

글쓴이 허진영 변호사 · 법무법인 윤성2026.10.14 갱신

중개사무소에 보관하는 확인·설명서에 서명이 빠졌다는 이유만으로는 서명·날인 의무 위반이 되지 않습니다. 대법원 2022두57381 판결로 서명 대상이 되는 확인·설명서의 범위와 현행법 적용, 업무정지 사전통지 대응 순서를 정리했습니다.

아니요, 중개사무소에 보관하는 확인·설명서에 서명이 빠졌다는 이유만으로는 서명·날인 의무 위반이 되지 않습니다. 대법원은 서명·날인 대상은 거래당사자에게 교부하는 확인·설명서이고, 보존하는 확인·설명서는 포함되지 않는다고 보았습니다. 보관본에 뒤늦게 서명을 채워 넣을 필요는 없고, 교부한 원본에 서명이 있었다는 자료를 찾는 것이 먼저입니다.

이런 상담이 많습니다

A씨는 공인중개사 사무소를 운영하며 2024. 5. 아파트 전세계약을 중개했습니다. 계약 당일 확인·설명서 원본을 여러 장 만들어 임대인, 임차인, 상대방 중개사에게 서명·날인한 것을 건넸고, 한 장은 사무소에 보관했습니다. 2026. 7. 구청 지도·점검에서 보관 중인 확인·설명서에 A씨 서명이 빠진 것이 발견됐습니다. 구청은 2026. 9. 업무정지 1개월 15일을 사전통지했습니다. A씨는 교부한 서류에는 서명했는데도 업무정지를 받아야 하는지 물으셨습니다. (상담 사례를 바탕으로 날짜와 금액을 바꿔 재구성한 예시입니다.)

대법원은 어떻게 판단했나요?

대법원은 보관용 확인·설명서에 서명이 없다는 이유로 한 업무정지 처분을 적법하다고 본 원심을 파기했습니다. 이 사건 중개사는 2018. 8. 전세계약을 중개하며 확인·설명서 원본을 여러 장 작성해 당사자들과 상대방 중개사에게 교부하고 한 장을 보관했습니다. 시장은 2021. 4. 점검에서 보관본에 서명이 없는 것을 적발하고 업무정지 1개월 15일을 명했습니다.

대법원은 서명·날인 의무가 중개업무의 직접성과 공식성을 확보하려는 것이라며, 침익적 처분 근거 법령은 엄격하게 해석해야 한다고 했습니다. 그래서 서명·날인 대상에 “개업공인중개사가 보존하는 중개대상물 확인·설명서는 포함되지 않는다.”고 판단했습니다. 보관본은 교부본의 복사본이 아닌 별도 원본이라 서명이 없다는 사정만으로 교부본에도 서명이 없었다고 추인할 수 없다고 보았습니다.

지금 법에서도 같은 기준이 적용되나요?

제재처분은 원칙적으로 위반행위 당시의 법령에 따릅니다. 이 판결도 계약서 작성 당시인 2018. 8. 시행되던 구법을 적용했습니다. 이후 개정된 현행법은 보존 대상을 「원본, 사본 또는 전자문서」로 넓혔지만, 서명·날인 대상을 정한 제4항은 여전히 「제3항에 따른 확인·설명서」라고만 정합니다.

현행 제3항도 확인·설명서를 서면으로 작성해 거래당사자에게 교부하도록 정한 구조는 같으므로, 서명·날인 대상을 교부본으로 보는 해석은 유지될 가능성이 큽니다. 다만 보존 대상 문언이 넓어진 만큼 처분청이 다르게 주장할 여지는 있어, 교부본 서명 자료를 갖춰 두어야 합니다.

교부한 원본에 서명이 없으면 어떻게 되나요?

교부한 확인·설명서에 서명·날인을 빠뜨렸다면 업무정지 사유가 됩니다. 등록관청은 6개월 범위에서 기간을 정해 업무정지를 명할 수 있고, 교부하지 않거나 3년 동안 보존하지 않은 경우도 같은 조항의 사유입니다. 거래계약서의 서명·날인도 같은 규정이 준용됩니다.

결국 실무의 승패는 교부본에 서명이 있었는지에 달려 있습니다. 대법원 사건에서도 중개사가 서명·날인이 모두 있는 교부본을 증거로 냈습니다. 같은 점검에서 여러 건이 함께 적발됐다면 건별로 사유를 나눠 보아야 합니다. 확인·설명의무 위반이 손해배상으로 이어지는 문제는 「중개수수료를 안 받은 공인중개사도 설명을 잘못하면 배상해야 하나요?」에서 자세히 설명했습니다.

앞으로 확인·설명서는 어떻게 보관해야 안전한가요?

서명·날인을 마친 교부본을 복사하거나 스캔해 그 사본을 보존하는 방식이 가장 안전합니다. 현행법은 원본, 사본, 전자문서 중 어느 것으로 보존해도 되므로, 교부본과 똑같은 사본을 남기면 서명 여부를 두고 다툴 일이 없습니다. 보관용으로 별도 원본을 만든다면 그 원본에도 빠짐없이 서명·날인해 두어야 합니다.

확인·설명사항이 공인전자문서센터에 보관된 경우에는 따로 보존할 의무가 없습니다. 소속공인중개사가 중개했다면 개업공인중개사와 함께 서명·날인했는지도 계약 당일 확인해야 합니다. 보존 기간은 3년이므로, 그 기간 안에 점검을 받으면 바로 제출할 수 있게 계약별로 묶어 두는 것이 좋습니다.

업무정지 사전통지 대응 순서

• 위반행위 날짜 확인 - 계약서 작성일을 기준으로 적용 법령과 3년 처분 기간이 지났는지 봅니다.
• 교부본 확보 - 임대인, 임차인, 상대방 중개사에게 연락해 서명·날인된 교부본 사본을 받고, 받은 경위도 적어 둡니다.
• 보관본 그대로 두기 - 보관본에 서명을 덧붙이지 말고 점검 당시 상태로 보관합니다.
• 의견서 제출 - 사전통지 기한 안에 교부본과 대법원 판결 취지를 붙여 처분 사유가 없다고 밝히고, 다른 지적 사항이 있으면 각각 따로 소명합니다.
• 불복 준비 - 처분이 나오면 90일 안에 취소소송과 함께 집행정지를 검토합니다.

여기까지는 일반 기준이고, 교부한 원본에 서명·날인이 있었는지와 위반행위가 언제 있었는지에 따라 처분의 적법성이 달라집니다. 법무법인 윤성은 공인중개사 업무정지·등록취소 처분에 대한 의견서 작성과 행정심판, 취소소송을 수행합니다.

이 상황에서 자주 묻는 것

• 소속공인중개사가 중개했다면 누가 서명해야 하나요?
  개업공인중개사(법인은 대표자, 분사무소는 책임자)가 서명 및 날인하고, 해당 중개행위를 한 소속공인중개사도 함께 서명 및 날인해야 합니다. 한 사람이라도 빠지면 위반이 될 수 있습니다.
• 서명만 하고 도장을 안 찍어도 되나요?
  법은 「서명 및 날인」을 요구하므로 서명과 날인을 모두 해야 합니다. 둘 중 하나만 한 교부본도 문제 될 수 있으니 등록한 인장으로 날인해야 합니다.
• 확인·설명서는 몇 년 동안 보존해야 하나요?
  3년입니다. 원본, 사본 또는 전자문서로 보존할 수 있고, 공인전자문서센터에 보관된 경우에는 따로 보존하지 않아도 됩니다.
• 몇 년 전 계약의 서명 누락으로도 업무정지를 받을 수 있나요?
  위반 사유가 생긴 날부터 3년이 지나면 업무정지 처분을 할 수 없습니다. 계약서 작성일을 기준으로 기간을 계산해 보아야 합니다.
• 거래계약서 보관본에 서명이 빠진 경우도 같은가요?
  거래계약서에는 확인·설명서의 서명·날인 규정이 준용되므로 같은 해석이 적용될 여지가 큽니다. 다만 이 판결은 확인·설명서에 관한 것이어서 사안별로 따져야 합니다.

법무법인 윤성 × Lexle

허진영 변호사법무법인 윤성 대표변호사대한변호사협회 등록 조세 전문변호사 · 세무사 등록

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