회사·사업

우리 쪽이 쓴 회의록만으로 원청의 추가공사비 약속을 증명할 수 있나요?

글쓴이 허진영 변호사 · 법무법인 윤성2026.10.21 갱신

원청 서명이나 날인이 없는 회의록만으로는 추가공사비 약속을 인정받기 어렵습니다. 회의록 발송 이메일, 작업일보 같은 보강 자료와 계약 범위 대조, 하도급법상 위탁내용 확인 요청(15일 회신)으로 대금을 청구하는 방법을 정리했습니다.

아니요, 원청 서명이나 날인이 없는 회의록만으로는 추가공사비 약속을 인정받기 어렵습니다. 원청이 자기가 작성에 관여하지 않았다고 다투면, 그 회의록은 우리 쪽 주장을 정리한 문서로 취급되기 쉽습니다. 다만 회의록을 버릴 필요는 없습니다. 작업 지시 사실을 다른 자료로 보강하면 대금을 받을 길이 남아 있습니다.

이런 상담이 많습니다

A사는 원청에게서 관제센터 CCTV 설비 구축 공사를 하도급받았습니다. 2025. 11. 현장 회의에서 원청 현장소장은 케이블 추가 시공비와 설계변경용 현장조사 보고서 비용을 정산해 주겠다고 했고, A사 직원이 이를 회의록으로 정리해 사내 공유 폴더에 올려 두었습니다. 2026. 4. 준공 정산에서 원청은 회의록에 자기 날인이 없다며 케이블은 원래 계약 범위이고 보고서는 시킨 적이 없다고 했습니다. A사 대표는 회의록만으로 두 비용을 받을 수 있는지, 지금이라도 할 일이 있는지 물으셨습니다. (상담 사례를 바탕으로 날짜와 금액을 바꿔 재구성한 예시입니다.)

상대 날인이 없는 회의록은 증거로 얼마나 인정되나요?

약정의 증거로는 약합니다. 사문서는 그 문서가 진정하게 작성되었다는 점을 내세우는 쪽이 증명해야 합니다. 원청이 작성에 관여하지 않았다고 다투면, 우리 직원이 쓴 회의록은 원청의 의사를 담은 문서로 보기 어렵습니다.

회의록의 힘은 원청이 그 내용을 알고도 문제 삼지 않았다는 사정에서 나옵니다. 회의 직후 원청 담당자에게 이메일로 보냈는데 이의가 없었다면, 원청 참석자가 서명했다면, 그 뒤 원청이 회의 내용에 맞춰 움직였다면 증명력이 올라갑니다. 녹음, 문자, 작업일보도 함께 모아 두십시오.

원래 원청은 계약에 없는 추가·변경 위탁을 할 때 착공 전에 금액과 내용을 적은 서면을 발급해야 합니다. 서면 없이 지시했다면 그 자체가 원청의 하도급법 위반이고, 분쟁에서 원청에게 불리한 사정으로 작용합니다.

계약 범위 안의 작업인지는 무엇으로 가리나요?

계약서보다 규격서, 시방서, 공사내역서의 문언이 먼저입니다. 원청이 「원래 해야 할 일」이라고 하면, 그 작업이 규격서의 어느 의무에 들어가는지부터 확인합니다.

예를 들어 규격서에 기존 아날로그 카메라 영상을 새 서버로 연동하라는 의무가 있다면, 그 연동을 위한 케이블 시공은 계약 범위로 볼 여지가 큽니다. 이 경우 회의록이 있어도 별도 대금을 받기는 어렵습니다.

반대로 원청의 설계변경을 위해 현장조사 보고서를 만든 것처럼 계약 문서 어디에도 없는 업무는 다릅니다. 원청도 그 작업이 있었다는 사실을 인정한다면, 아무 지시 없이 하도급업체가 원청 일을 해 주었다는 주장은 받아들여지기 어렵습니다. 원청 요구로 생긴 비용을 서면에 없는 사항이라며 하도급업체에 떠넘기는 약정은 부당한 특약으로 봅니다. 원청 서면 없이 지시된 추가 작업의 문제는 「원청이 급하다며 추가공사를 계약서 없이 시켰다면 하도급법 위반인가요?」에서 자세히 설명했습니다.

작업 사실은 인정하는데 금액을 다투면 어떻게 하나요?

투입한 비용을 항목별로 증명해 금액을 다시 세워야 합니다. 원청이 「작업은 했지만 그 금액은 과하다」고 하면, 회의록에 적힌 숫자보다 실제로 들어간 인력과 자재가 기준이 됩니다. 일자별 투입 인원과 노임, 자재 세금계산서, 장비 사용 내역을 모아 계약 내역서 단가와 같은 방식으로 계산하십시오.

계약 내역서에 같은 공종 단가가 있으면 그 단가를 쓰는 것이 원청을 설득하기 쉽습니다. 새 공종이라면 시장 단가나 견적서를 붙입니다. 금액을 「1식」으로만 적은 내역서는 다툼이 생기면 인정받기 어렵습니다. 하도급대금은 목적물 인수일부터 60일 안에 지급해야 하므로, 금액을 확정해 청구한 날짜도 기록해 두십시오.

공사가 끝난 지금도 위탁 내용을 확인받을 수 있나요?

네, 원청이 서면을 발급하지 않았다면 지금도 확인 요청을 보낼 수 있습니다. 수급사업자는 위탁받은 작업 내용과 하도급대금을 서면으로 원청에 통지할 수 있고, 원청은 15일 안에 인정하거나 부인하는 회신을 보내야 합니다. 이 기간에 회신하지 않으면 통지한 내용대로 위탁이 있었던 것으로 추정됩니다. 통지서에는 서명이나 기명날인을 하고 내용증명으로 보내십시오.

원청이 부인하더라도 손해는 없습니다. 원청이 무엇을 다투는지가 문서로 남고, 분쟁조정이나 소송에서 쟁점을 좁히는 자료가 됩니다. 분쟁조정을 신청하면 시효가 중단되고, 조정이 성립해 조정조서를 작성하면 재판상 화해와 같은 효력이 생깁니다.

추가공사비 증명 대응 순서

• 계약 범위 대조 - 규격서·시방서·내역서에서 다투는 작업이 들어 있는지 항목별로 표시합니다.
• 지시 증거 수집 - 회의록 발송 이메일, 문자, 녹음, 작업일보, 사진을 날짜순으로 모읍니다.
• 위탁내용 확인 요청 - 작업 내용과 금액을 적어 원청에 서면 통지하고 15일 회신 기한을 기록합니다.
• 금액 산정 - 투입 인력, 자재, 장비 내역으로 추가 작업 금액을 다시 계산합니다.
• 분쟁조정 또는 소송 - 원청이 부인하면 분쟁조정을 신청하거나 소송을 준비합니다.

여기까지는 일반 기준이고, 다투는 작업이 규격서상 의무에 들어가는지와 원청이 회의 내용을 알고 있었다는 자료가 있는지에 따라 받을 수 있는 금액이 달라집니다. 법무법인 윤성은 하도급 추가공사대금 청구와 분쟁조정, 소송을 수행합니다.

이 상황에서 자주 묻는 것

• 회의록에 원청 직원 서명만 있고 회사 도장이 없으면 어떤가요?
  회의에 참석한 원청 직원이 서명했다면 날인이 없는 회의록보다 증명력이 훨씬 높습니다. 다만 그 직원에게 금액을 약속할 권한이 있었는지가 다시 문제 될 수 있어, 현장소장 등 직책과 평소 업무 범위를 함께 정리해 둡니다.
• 원청과 나눈 대화를 녹음해도 되나요?
  대화에 직접 참여한 사람이 녹음하는 것은 일반적으로 증거로 쓸 수 있습니다. 녹음 파일은 원본을 보관하고, 날짜와 참석자, 핵심 발언을 정리한 녹취록을 함께 만들어 두면 분쟁조정이나 소송에서 활용하기 쉽습니다.
• 위탁내용 확인 요청에 원청이 부인 회신을 보내면 끝인가요?
  끝이 아닙니다. 부인 회신이 오면 추정 효과는 생기지 않지만, 원청이 어떤 이유로 부인하는지가 문서로 남습니다. 이후 분쟁조정이나 소송에서 작업 지시를 다른 증거로 증명하면 됩니다.
• 원청이 일부 공종을 자기가 직접 하겠다고 가져가면 위탁취소인가요?
  하도급업체 책임이 없는데 원청이 일방적으로 위탁을 취소하거나 변경하면 하도급법 위반입니다. 다만 진정한 합의로 범위를 줄였다면 위반으로 보기 어려우므로, 합의 경위와 손실 보전 약속을 서면으로 남겨야 합니다.
• 원청이 시키지 않았다고 하는 작업인데 결과물은 원청이 썼다면요?
  원청이 그 결과물을 받아 설계변경 등에 사용했다면, 아무 지시 없이 작업했다는 주장은 받아들여지기 어렵습니다. 결과물을 넘긴 이메일과 원청이 이를 사용한 자료를 함께 제출합니다.
• 추가공사대금 청구는 언제까지 해야 하나요?
  공사에 관한 채권은 3년 단기소멸시효가 적용될 수 있습니다. 하도급 분쟁조정을 신청하면 시효가 중단되므로, 정산 협의가 길어지면 3년이 되기 전에 조정 신청이나 소송으로 이어 가야 합니다.

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허진영 변호사법무법인 윤성 대표변호사대한변호사협회 등록 조세 전문변호사 · 세무사 등록

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