주주·지분
전자주주총회 기록은 3개월만 보관하면 되고 주주에게 전부 공개해야 하나요?
글쓴이 허진영 변호사 · 법무법인 윤성2026.10.19 갱신
아니요. 2027년 시행 예정 상법은 전자주주총회 개최 기록을 총회 종료일부터 5년간 보존하고, 그중 3개월간 본점에 갖추어 두어 주주가 영업시간에 열람할 수 있도록 정합니다. 보존기간과 본점 비치·열람기간을 구별해야 합니다. 인터넷에 모든 자료를 공개하라는 규정과도 다릅니다.
아니요. 2027년 시행 예정 상법은 전자주주총회 개최 기록을 총회 종료일부터 5년간 보존하고, 그중 3개월간 본점에 갖추어 두어 주주가 영업시간에 열람할 수 있도록 정합니다. 보존기간과 본점 비치·열람기간을 구별해야 합니다. 인터넷에 모든 자료를 공개하라는 규정과도 다릅니다.
운영업체가 자료를 지우기 전에 회사가 보존할 기록과 전달 형식, 인계 시점을 확인하십시오. 위탁계약의 짧은 보관기간을 법정 보존기간과 혼동해서는 안 됩니다.
이런 상담이 많습니다
상장회사 공시 담당자 A씨는 2026. 10. 2. 전자주주총회 운영업체와 맺을 계약서 초안을 검토해 달라고 했습니다. 초안에는 업체가 총회 영상과 접속 기록, 질의 내역을 총회 종료 후 90일간만 보관하고 이후 삭제한다고 적혀 있었습니다. 계약금액은 연 2,400만원이었고, 자료를 따로 내려받으려면 건당 30만원을 더 내야 했습니다. 한편 주식 5,000주를 가진 주주 B씨는 다음 총회의 질문과 투표 기록을 모두 파일로 보내 달라고 미리 요구해 두었습니다. A씨는 3개월만 보관하면 충분한지, 주주가 요구하면 전체 파일을 보내야 하는지 물으셨습니다. (상담 사례를 바탕으로 날짜와 금액을 바꿔 재구성한 예시입니다.)
5년 보존과 3개월 비치는 무엇이 다른가요?
보존은 기록을 유지해야 하는 기간이고, 본점 비치는 주주가 일정 기간 열람할 수 있도록 갖추어 두는 절차입니다. 총회가 끝난 뒤 3개월이 지났다고 해서 개최 기록을 삭제할 수 있는 것은 아닙니다. 두 기간은 모두 총회 종료일을 기준으로 관리해야 합니다.
회사 문서보존표에는 기록 종류, 총회 종료일과 5년 보존기간을 적고, 별도로 본점 열람을 제공할 3개월의 일정을 표시하는 것이 좋습니다. 운영업체에서 내려받은 파일이 있다는 사실과 실제로 주주가 읽을 수 있게 갖췄다는 사실은 다릅니다. 암호나 전용 프로그램이 없으면 열 수 없는 상태라면 보존·열람 방법을 함께 검토해야 합니다.
법률이 정한 이 열람 규정을 근거로 3개월 이후의 모든 열람 요구가 언제나 배제된다고 단정해서도 안 됩니다. 다른 법률상 권리나 분쟁 절차에서 자료 제출을 요구하는 문제는 별도로 판단해야 합니다.
어떤 형식으로 기록을 남겨야 하나요?
시행 예정 시행령은 전자주주총회에서 주주에게 교부한 주주총회 관련 서류를 열람 가능한 형태로 보존하도록 정합니다. 회사는 단순히 파일명 목록만 남기거나 링크만 보관하는 데 그치지 말고 실제 내용에 접근할 수 있는지 확인해야 합니다.
한편 법령의 보존 대상과 분쟁 대응상 추가로 남기는 자료를 구분해야 합니다. 모든 참가자의 영상과 음성을 반드시 하나의 형식으로 저장해야 한다거나, 모든 접속 로그가 곧 법정 열람 대상이라고 이 조항만으로 단정할 수는 없습니다. 개최 기록의 구체적 범위와 후속 규정, 개인정보 관련 의무를 함께 확인해야 합니다. 운영업체에 어떤 자료가 존재하는지와 회사가 법적으로 확보해야 할 자료가 무엇인지부터 구분해야 합니다.
기록에 담긴 주주의 개인정보는 법령상 보존기간 동안 파기 의무의 예외가 되지만, 다른 개인정보와 분리해 저장·관리해야 합니다. 5년이 지나 보존할 근거가 없어지면 지체 없이 파기하는 일정도 함께 정해 두십시오.
주주가 달라고 하면 전체 파일을 보내야 하나요?
법률은 주주가 영업시간 내 기록의 열람을 청구할 수 있다고 정합니다. 이 조항의 열람권을 모든 파일의 원격 전송·복사·공개 권리와 같은 것으로 처리해서는 안 됩니다. 주주 확인, 열람 대상과 방법을 구체적으로 검토해야 합니다.
회사도 개인정보가 포함됐다는 말만으로 법정 열람 요구를 전부 거절해서는 안 됩니다. 어떤 기록을 요청했는지, 어떤 정보가 포함돼 있는지, 법령상 열람권을 어떻게 제공할지 구분해야 합니다. 실제 요청 내용과 처리 이유를 남겨 두어야 나중에 열람을 제공했는지 설명할 수 있습니다. 주주 역시 요청한 기록의 범위와 총회명을 명확하게 적는 편이 좋습니다.
위탁업체가 기록을 보관하면 회사는 따로 받을 필요가 없나요?
위탁계약만으로 회사의 보존 의무가 사라지는 것은 아닙니다. 법률의 의무 주체는 상장회사입니다. 위탁업체가 계약 종료와 함께 계정 접근을 막거나 짧은 기간 뒤 자료를 삭제한다면 회사가 법정 기간 동안 기록을 유지하고 열람을 제공하기 어려워질 수 있습니다.
스스로 점검해 보기
해당하는 문항이 있으면 그 할 일부터 챙겨 두세요. 혼자 하기 어려우면 변호사에게 맡기세요.
업체 보관기간이 법정 보존기간보다 짧나요?
회사에 자료를 인계받아 5년 보존이 가능한지 확인하십시오.
상법 제542조의15 제4항(2027. 1. 1. 시행예정), 상법 제542조의15 제5항(2027. 1. 1. 시행예정), 상법 시행령 제42조의9(2027. 1. 1. 시행예정)
자료를 저장했지만 열 수 없나요?
암호·프로그램·접근 권한을 확인하고 실제 파일을 검사하십시오.
상법 제542조의15 제4항(2027. 1. 1. 시행예정), 상법 제542조의15 제5항(2027. 1. 1. 시행예정), 상법 시행령 제42조의9(2027. 1. 1. 시행예정)
주주가 열람을 요청했나요?
자격·대상 기록과 본점 비치기간을 확인해 처리하십시오.
상법 제542조의15 제4항(2027. 1. 1. 시행예정), 상법 제542조의15 제5항(2027. 1. 1. 시행예정), 상법 시행령 제42조의9(2027. 1. 1. 시행예정)
계약 단계에서 자료의 종류, 인계 시점과 형식, 서비스 종료 후 접근 방법을 확인해야 합니다. 업체가 영업을 중단하거나 시스템을 바꾸는 경우에도 읽을 수 있는 형태로 자료를 확보할 수 있는지 점검하십시오. 다운로드 성공 알림만 믿지 말고 대표 파일을 실제로 열어 내용과 총회명을 대조하는 절차가 필요합니다. 운영업체에 맡길 업무와 회사에 남는 업무는 「전자주주총회 운영을 외부업체에 맡기면 회사는 별도 인력과 운영기준이 없어도 되나요?」에서 자세히 설명했습니다.
상장회사 대응 순서
- 기록을 분류합니다. 개최 관련 법정 기록과 추가 업무 자료를 구분합니다.
- 기간을 따로 정합니다. 5년 보존과 본점 3개월 비치의 일정을 각각 표시합니다.
- 업체 자료를 인계받습니다. 파일의 종류·버전·접근 방법을 목록으로 확인합니다.
- 열람 가능성을 검사합니다. 필요한 프로그램과 암호, 링크 만료 여부를 확인합니다.
- 열람 요청을 기록합니다. 요청 주주와 범위, 제공 방법 및 처리 결과를 남깁니다.
보존 자료의 목록과 실제 파일을 대조하는 점검도 필요합니다. 파일이 비어 있거나 접속 권한이 만료된 경우, 저장 위치만 적어 둔 것으로는 내용을 열람하기 어렵습니다. 인계받은 날짜와 확인한 담당자를 남기고 대표 파일을 다시 열어 읽을 수 있는지 확인하십시오.
| 단계 | 확인할 내용 |
|---|---|
| 업체 보관기간이 법정 보존기간보다 짧는 경우 | 회사에 자료를 인계받아 5년 보존이 가능한지 확인하십시오. |
| 자료를 저장했지만 열 수 없는 경우 | 암호·프로그램·접근 권한을 확인하고 실제 파일을 검사하십시오. |
| 주주가 열람을 요청했는 경우 | 자격·대상 기록과 본점 비치기간을 확인해 처리하십시오. |
출처 - 상법 제542조의15 제4항(2027. 1. 1. 시행예정), 상법 제542조의15 제5항(2027. 1. 1. 시행예정), 상법 시행령 제42조의9(2027. 1. 1. 시행예정).
실무상 착안점
기록 인계가 끝났다는 보고를 받을 때는 목록과 대표 파일을 함께 확인하는 편이 좋습니다. 특정 업체 프로그램에서만 읽히는 자료는 계약 종료 뒤 열리지 않을 수 있으므로 회사가 접근할 수 있는 방법을 먼저 확보해야 합니다.
보존기간 관리표와 주주의 열람 처리표도 나누어 두어야 합니다. 자료를 계속 보존하고 있다는 사실과 적법한 열람 요구를 실제로 처리했다는 사실은 다릅니다. 열람 대상과 처리 근거를 남기면 개인정보나 비공개 정보가 포함된 자료의 범위도 설명하기 쉬워집니다.
단순한 링크 목록 대신 파일명·총회명·인계일을 연결해 두면 자료 누락을 발견하는 데 도움이 됩니다.
— 허진영 변호사 · 회사·사업
관련 수행 이력
법무법인 윤성은 상장회사의 주주총회 기록 보존과 주주 열람 청구 대응을 수행해 왔으며, 운영업체의 기록 인계 조건과 기록에 담긴 개인정보의 분리 보관·파기 시점을 함께 봅니다.
- 전자주주총회 기록 보존 체계 검토
- 주주 열람 청구 대응
- 개인정보 보존·파기 기준 검토
- 운영업체 위탁계약 검토
이 상황에서 자주 묻는 것
법무법인 윤성 × Lexle
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휴대폰 문자로 한 번만 확인할게요 · 금액은 먼저 알려 드려요
법무법인 윤성이 직접 운영해요 · 법률사무는 전부 소속 변호사가 해요
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출처
- 상법 제542조의15 제4항(2027. 1. 1. 시행예정)
- 상법 제542조의15 제5항(2027. 1. 1. 시행예정)
- 상법 시행령 제42조의9(2027. 1. 1. 시행예정)
- 개인정보 보호법 제21조 제1항·제3항
2026.10.19 기준으로 조문을 확인했습니다.
이 글은 일반적인 법률 안내입니다. 개별 사안은 사실관계와 자료에 따라 판단이 달라질 수 있습니다.허진영 대표변호사 · 대한변호사협회 등록 조세 전문변호사 · 세무사 등록광고책임변호사 허진영 · 법무법인 윤성© 법무법인 윤성 · 무단 복제·자동 수집 금지