취업·고용지원

불합격한 회사에 낸 포트폴리오와 졸업증명서, 돌려 달라고 할 수 있나요?

글쓴이 허진영 변호사 · 법무법인 윤성2026.10.13 갱신

돌려받을 수 있습니다. 상시 30명 이상 사업장에 우편이나 방문으로 낸 채용서류는 회사가 정한 청구기간(채용 확정 후 14일부터 180일까지 범위) 안에 반환을 청구하면 14일 안에 돌려받습니다. 이메일·홈페이지 제출이나 자발적 제출은 제외되고, 회사가 보관·고지 의무를 어기면 과태료 대상입니다.

불합격한 회사에 낸 서류를 돌려받을 권리는 법에 정해져 있지만, 모든 지원에 적용되지는 않습니다. 상시 30명 이상의 근로자를 사용하는 사업장의 채용이어야 하고, 홈페이지나 이메일로 낸 서류, 회사가 요구하지 않았는데 스스로 낸 서류는 반환 대상이 아닙니다. 반대로 회사가 원본을 우편이나 방문 접수로 요구했다면 돌려받을 수 있고, 회사는 청구에 대비해 그 서류를 보관할 의무가 있습니다.

이런 상담이 많습니다

디자이너 E씨는 직원 60명인 F사의 경력직 채용에 지원하면서, 공고에 따라 2026. 8. 3. 제본한 포트폴리오 원본과 수상 경력 증빙, 졸업증명서를 등기우편으로 냈습니다. 2026. 9. 1. 불합격 통보를 받은 E씨가 2026. 9. 10. 포트폴리오를 돌려 달라고 하자, F사는 불합격자 서류는 이미 폐기했다고 답했습니다. 지원 당시 반환 청구기간에 대한 안내는 없었습니다. E씨는 회사에 책임을 물을 수 있는지, 지금이라도 무엇을 해야 하는지 물으셨습니다. (상담 사례를 바탕으로 날짜와 금액을 바꿔 재구성한 예시입니다.)

어떤 채용서류를 돌려받을 수 있나요?

채용서류는 응시원서·이력서·자기소개서 같은 기초심사자료, 학위·경력·자격증명서 같은 입증자료, 작품집·연구실적물처럼 실력을 알아볼 수 있는 심층심사자료를 모두 말합니다. 포트폴리오 원본은 심층심사자료에 해당합니다.

다만 홈페이지나 전자우편으로 제출한 경우, 구인자의 요구 없이 자발적으로 낸 경우는 반환 의무가 없습니다. 최종 합격해 채용대상자로 확정된 사람도 반환 청구 대상에서 빠집니다. 국가와 지방자치단체가 공무원을 채용하는 경우에도 이 법은 적용되지 않습니다.

언제까지 청구하고 회사는 언제까지 돌려줘야 하나요?

반환 청구기간은 채용 여부가 확정된 날 이후 14일부터 180일까지의 범위에서 회사가 정하고, 채용 여부가 확정되기 전에 구직자에게 알려야 합니다. 청구는 법령이 정한 채용서류 반환청구서를 홈페이지, 전자우편, 팩스 등으로 내는 방식입니다.

청구를 받은 회사는 본인임을 확인한 뒤 청구한 날부터 14일 안에 특수취급우편물로 보내거나, 구직자가 원하면 합의한 방법으로 전달합니다. 받을 곳은 서류에 적힌 주소지이고, 청구할 때 다른 장소를 지정하면 그곳으로 보냅니다.

회사가 청구기간을 알려 주지 않았다면 기간이 언제 끝나는지 따지기보다 불합격 통보를 받은 즉시 청구서를 내는 편이 안전합니다. 청구서는 보낸 날짜가 남는 전자우편이나 팩스로 내고, 회사의 답변도 그대로 저장해 둡니다. 이 기록이 회사의 보관·반환 의무 위반을 보여 주는 자료가 됩니다.

회사가 이미 버렸다고 하면 어떻게 되나요?

회사는 반환 청구에 대비해 청구기간 동안 채용서류를 보관해야 하고, 반환 규정과 청구기간을 채용 여부 확정 전에 구직자에게 알려야 합니다. 보관 의무를 지키지 않았거나 이를 알리지 않았다면 각각 300만원 이하의 과태료 대상이고, 시행령은 1차 위반 150만원, 2차 200만원, 3차 이상 300만원으로 정합니다. 천재지변처럼 회사 책임 없는 사유로 없어진 경우에만 반환 의무를 이행한 것으로 봅니다.

사례처럼 청구기간 안내 없이 불합격 직후 폐기했다면 보관 의무와 고지 의무 위반이 함께 문제 될 수 있습니다. 반환 의무 위반에 대해서는 고용노동부장관이 시정을 명할 수 있고, 시정명령을 따르지 않으면 다시 과태료 대상이 됩니다. E씨는 관할 지방고용노동관서에 위반 사실을 신고할 수 있습니다. 신고할 때는 공고문, 등기 영수증, 불합격 통보, 반환 요청과 폐기 답변을 날짜순으로 정리해 냅니다. 과태료는 회사에 부과되는 제재여서 잃어버린 포트폴리오를 되살려 주지는 않으므로, 파일 원본이 남아 있는지도 함께 확인합니다.

반환 청구기간이 지나면 내 서류는 어떻게 처리되나요?

청구기간이 지났거나 청구가 없어 반환하지 않은 서류는 회사가 「개인정보 보호법」에 따라 파기해야 합니다. 불합격자의 서류를 기간 없이 계속 쌓아 두는 것도 허용되지 않으며, 이 파기 의무를 어기면 시정명령 대상입니다. 불합격 뒤 다른 채용에 쓰겠다며 서류를 계속 보관하려면 구직자의 별도 동의가 있어야 한다고 보는 것이 이 규정의 취지에 맞습니다.

반환 비용은 누가 내나요?

반환 비용은 원칙적으로 회사가 부담합니다. 다만 회사는 특수취급우편 요금과 수수료 범위에서 구직자에게 비용을 부담시킬 수 있고, 이 경우 채용 여부 확정 전까지 비용을 입금할 계좌를 알려야 합니다. 구직자가 수취인 부담으로 보내 달라고 신청할 수도 있습니다.

채용서류 반환 청구 대응 순서

• 적용 확인 - 회사가 상시 30명 이상 사업장인지, 서류를 우편·방문으로 냈는지 확인합니다.
• 기간 확인 - 공고문이나 안내 문자에서 반환 청구기간을 찾습니다.
• 청구서 제출 - 채용서류 반환청구서에 반환받을 서류와 받을 곳을 적어 전자우편이나 팩스로 냅니다.
• 14일 확인 - 청구일부터 14일 안에 발송되는지 확인하고 연락 내역을 보관합니다.
• 신고 - 폐기·미고지·미반환이면 지방고용노동관서에 위반 신고를 합니다.

여기까지는 일반 기준이고, 회사 규모와 제출 방식, 청구기간 고지 여부에 따라 반환 청구와 과태료 대상 여부가 달라집니다. 법무법인 윤성은 채용절차법 위반 신고와 채용 분쟁에서 구직자와 회사 양쪽의 자문을 수행합니다.

이 상황에서 자주 묻는 것

• 불합격하면 이력서와 증명서를 모두 돌려받을 수 있나요?
  상시 30명 이상 사업장의 채용이고 우편이나 방문으로 낸 서류여야 합니다. 홈페이지나 전자우편으로 낸 서류, 회사가 요구하지 않았는데 스스로 낸 서류는 반환 대상이 아니며, 최종 합격자도 제외됩니다.
• 반환은 언제까지 청구해야 하나요?
  회사가 채용 여부 확정일 이후 14일부터 180일까지의 범위에서 정한 기간 안에 청구합니다. 회사는 이 기간을 채용 여부가 확정되기 전에 구직자에게 알려야 하므로 공고문이나 접수 안내부터 확인합니다.
• 반환을 청구하면 회사는 며칠 안에 보내야 하나요?
  청구한 날부터 14일 안에 특수취급우편물로 보내거나, 구직자가 원하면 합의한 방법으로 전달해야 합니다. 받을 곳은 서류에 적힌 주소지이고 청구할 때 다른 장소를 지정할 수 있습니다.
• 회사가 불합격자 서류를 바로 폐기했다면 위법인가요?
  회사는 반환 청구기간 동안 서류를 보관해야 하므로, 기간 전에 폐기했다면 보관 의무 위반으로 300만원 이하의 과태료 대상이 될 수 있습니다. 1차 위반은 150만원입니다. 회사 책임 없는 멸실만 예외입니다.
• 반환 우편 요금은 누가 내나요?
  원칙적으로 회사가 냅니다. 다만 회사는 특수취급우편 요금과 수수료 범위에서 구직자에게 부담시킬 수 있고, 그러려면 채용 여부 확정 전에 비용을 입금할 계좌를 알려야 합니다. 수취인 부담 발송을 신청할 수도 있습니다.
• 반환 청구는 어떤 방법으로 하나요?
  채용서류 반환청구서에 반환받을 서류와 받을 곳을 적어 회사 홈페이지, 전자우편, 팩스 등으로 냅니다. 회사는 본인임을 확인한 뒤 반환합니다. 청구 내역은 나중에 신고할 때 쓰도록 보관합니다.

법무법인 윤성 × Lexle

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